Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca. L’integrazione dei dati per la gestione della complessità. Intervista ad Alessandro Musumeci, direttore generale dei sistemi informativi.

Gestire le informazioni relative a tutte le risorse e i processi impegnati nelle attività di formazione e ricerca: questo il compito dei sistemi informativi del Miur, Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca, che ha recentemente avviato un processo di rinnovamento radicale delle proprie strutture. Ne abbiamo parlato con Alessandro Musumeci, direttore generale dei sistemi informativi.

In cosa consiste il progetto?
Tutto parte da una grande esigenza di cambiamento all’interno dei sistemi informativi. Tenga presente che due anni fa disponevamo di un sistema che risaliva a trent’anni prima, e che quindi inevitabilmente era tecnologicamente superato nonché dotato di banche dati obsolete. Senza contare che i dati erano sistemati in modo inadeguato rispetto alla legge di riforma della scuola e al nuovo ordinamento scolastico. Da queste considerazioni è nato il progetto di rifacimento dell’intero sistema informativo e di completa revisione di tutto il nostro patrimonio dei dati.

Un progetto di portata enorme. Può darci qualche parametro dimensionale?
Consideri che il nostro sistema ha 25 milioni di righe di codice, e che le banche dati contengono milioni di record: basti pensare alla banca dati degli studenti per farsi un’idea delle dimensioni. Inoltre parliamo di database che hanno precise esigenze di conservazione, gestione e - non ultima - di integrazione con altre banche dati.

Per esempio?
I database regionali: dobbiamo integrare i dati in nostro possesso relativi al sistema scolastico con i dati sulla formazione professionale all’interno dei sistemi di ciascuna regione. Parliamo quindi di integrazioni con sistemi e tecnologie differenti.

Anche l’affidamento del progetto e l’implementazione costituiscono attività di peso.
Per l’affidamento dei lavori è stata a suo tempo indetta una gara ad evidenza pubblica, che ha avuto come base d’asta 339 milioni di euro. Il progetto è iniziato oltre due anni fa ed è previsto che continuerà almeno per altri cinque.

Quali sono le linee guida di un cambiamento del genere?
Per migliorare i processi di gestione delle informazioni stiamo passando da banche dati centralizzate in ambiente mainframe alla creazione di nuove banche dati dipartimentali su base regionale. Inoltre stiamo abbandonando l’ambiente Db2 per migrare su sistemi open source, migrazione che sarà completata entro il prossimo anno, e questo comporta l’esigenza di soluzioni tecnologiche flessibili, in grado di accedere e interagire con archivi organizzati in ambienti open.
Questo è, a grandi linee, l’approccio che stiamo utilizzando per ridefinire i dati, con l’obiettivo di dare all’utente finale la capacità di manipolare, elaborare il dato, gestire dati su tematiche specifiche per essere in grado di “fotografare” con attendibilità e tempestività singoli fenomeni di interesse.

Facciamo qualche esempio: chi fruisce dei dati da voi raccolti?
Gli utenti finali vanno dall’alta direzione del ministero, alle regioni, ai vari enti locali fino alle singole scuole: ogni istituto, per esempio, in fase di iscrizione degli studenti ha bisogno di incrociare i dati anagrafici con altre numerose informazioni di dettaglio, per esempio sul reddito e sul pagamento delle tasse scolastiche. Un altro esempio può riguardare il controllo sulla dispersione scolastica: per avere dati di dettaglio è necessario integrare tutte le banche dati, da quelle comunali fino alla singola scuola. È fondamentale per noi che le informazioni siano disponibili a tutti, non solo a livello di direzione centrale: per questo dobbiamo essere in grado di distribuirle in modo capillare, mediante liste locali che possono all’occorrenza interfacciarsi con altri database in loco.

La capacità di integrazione dei dati provenienti da sistemi diversi ed eterogenei è quindi un elemento chiave del progetto.
In questo ambito sono coinvolte le soluzioni Business Objects. Con quale ruolo e quali risultati?
Business Objects ha proprio la funzione di system integrator: ci consente di integrare facilmente informazioni che fino a poco fa erano disperse e di offrirle in modo selettivo. In questo modo migliora sensibilmente la visibilità dei dati.
Business Objects ha fatto della facilità d’uso e della completezza il suo cavallo di battaglia: oggi sono già disponibili molte informazioni prima disperse, nonostante siamo solo all’inizio dell’implementazione. Intendiamo estendere l’utilizzo della soluzione in modo ancora più massiccio, grazie anche all’assistenza e alla competenza dei consulenti Business Objects.
Utilizziamo quindi Data Integrator in modo decisamente molto intensivo ed esteso, stressando molto il sistema.
Considerando le nostre dimensioni e i numeri che gestiamo, siamo un buon banco di prova per le soluzioni informatiche, e Data Integrator sta reagendo ottimamente.

Una stima del numero di utenti?
Solo per i dati amministrativi parliamo di 50.000 utenti stimati, mentre attraverso il sito web registriamo fino a 10 milioni di click al giorno.

Qual è il ruolo della direzione dei sistemi informativi?
Noi definiamo le estrazioni dei dati e li eroghiamo, lasciando poi ai singoli enti le elaborazioni secondo le specifiche necessità.
Naturalmente il nostro compito è anche quello di rendere l’utente capace di usufruire nella maniera migliore del sistema, in modo da poterlo plasmare secondo le proprie esigenze.

Quali sono i canali di distribuzione delle informazioni?
Attraverso il sito web, ad accesso libero, ci rivolgiamo alle famiglie. La nostra intranet contiene le informazioni, naturalmente a diversi livelli di dettaglio e suddivise per competenza, disponibili per docenti, scuole, personale amministrativo, direzioni regionali, provveditorati ecc...

È possibile fare una valutazione del ritorno sugli investimenti di business intelligence?
È sufficiente pensare al processo di distribuzione delle informazioni. Precedentemente, i dati arrivavano alle sedi periferiche sotto forma di tabulati stampati nella sede centrale e distribuiti via posta, con una frequenza, in certi periodi, anche giornaliera.
L’aggiornamento quotidiano, necessario, richiedeva un dispendio di risorse enorme: parliamo di decine di migliaia di giornate/ uomo.
Oggi, solo con le iscrizioni e l’aggiornamento delle graduatorie on line il risparmio è quantificabile in modo abbastanza preciso.