Gruppo Riello.

Un linguaggio comune PER FAVORIRE UNA INTEGRAZIONE DI GRUPPO.

Intervista a Flaviano Natali, responsabile department system development & management della direzione ICT del gruppo.

Il progetto in sintesi
L’esigenza	- Consolidare le informazioni contenute all’interno di un sistema gestionale che, pur essendo dello stesso fornitore, presentava personalizzazioni diverse per ogni azienda del gruppo - Distribuire le informazioni in modo omogeneo all’interno e all’e-sterno dell’azienda - Rendere più autonomi possibile gli utenti interni e i partner esterni nella fruizione di queste informazioni.
La soluzione	- Business Objects dal 1999, attraverso le fasi dell’evoluzione dello strumento: passaggio a BusinessObjects 5 nel 2000 e a Enterprise 6 nel 2004 - WebIntelligence per la distribuzione dei report nelle sedi periferiche e verso i partner esterni - La business intelligence come strumento utilizzato in tutte le funzioni aziendali - Attraverso l’individuazione di key user (utilizzatori esperti nella estrazione delle informazioni e nella creazione di report) si sono razionalizzate le modalità di utilizzo dello strumento: in questo modo, pur ampliando la base utenti, viene garantita la coerenza e la proprietà delle informazioni.
I benefici	- Mediante la pubblicazione di numerosi report (fatturati, bollettari, portafoglio ordini,…) le agenzie e gli installatori possono visualizzare in tempo reale informazioni di interesse, per esempio la situazione di avanzamento dei loro fatturati - L’intero gruppo dispone di un sistema di raccolta e diffusione delle informazioni integrato e omogeneo, pur continuando a lavorare con Erp strutturati diversamente.

La storia dell’azienda Riello risale al 1920, con la nascita di una officina artigianale a Legnago, dove attualmente risiede la direzione centrale del gruppo. Dalla produzione dei bruciatori di potenza alle caldaie murali fino a scaldabagni e condizionatori, oggi Riello è un’azienda leader nel mercato del riscaldamento e del condizionamento.
Presente con un paio di siti produttivi all’estero (Polonia e Canada), la maggior parte della produzione risiede in Italia: headquarters ancora a Legnago, ma in una nuova area destinata a diventare il cuore dell’azienda e nella quale è stato recentemente inaugurato un nuovo stabilimento; gli altri siti produttivi gravitano fra Lecco e la Valtellina.
La produzione in Italia è frutto di una scelta precisa del presidente, Ettore Riello. Come altre grandi realtà italiane, le strategie aziendali sono molto legate alla famiglia di origine, che considera un valore il mantenimento del proprio legame tradizionale con il territorio. Una scelta che non ha assolutamente penalizzato l’azienda: 2.000 dipendenti, 520 milioni di euro di fatturato consolidato 2003, incremento di circa il 9% per il 2004 con - fatto ancora più significativo - sensibile miglioramento dei margini.
Nel gruppo Riello la business intelligence è ormai di uso quotidiano. Ce ne ha parlato Flaviano Natali, responsabile department system development & management del gruppo.

Iniziamo dalla base: come si configurano i sistemi informativi?
Il sistema informativo attuale è stato realizzato a fine ‘98 - inizio ‘99, con l’implementazione del sistema Erp. Abbiamo scelto Formula per tutte le aziende del gruppo, facendo però molta attenzione nei confronti delle aziende acquisite a non imporre cambiamenti “traumatici”: abbiamo realizzato delle personalizzazioni legate alle singole realtà, cercando di fare in modo che ciascuno continuasse a lavorare il più possibile secondo le logiche conosciute. Abbiamo anche dovuto fare distinzione, per esempio, fra aziende che si occupano di prodotti standard rispetto a quelle che producono su commessa.
Dal 2000 l’order entry effettuato dai clienti arriva via internet mediante una realizzazione sviluppata ad hoc e integrata con l’Erp. Abbiamo una focalizzazione forte sul mondo internet, sia come strumento di comunicazione (sul web siamo presenti con tutti i nostri marchi) che come canale per fornire informazioni alla rete commerciale e alla rete di post vendita. Tutti i nostri agenti ricevono quotidianamente informazioni tramite WebIntelligence di Business Objects.

Arriviamo allora alla business intelligence: qual è stata l’esigenza iniziale?
Avevamo dati distribuiti all’interno di un sistema gestionale che, pur essendo dello stesso fornitore, presenta personalizzazioni diverse dovute alle scelte strategiche sopra descritte. Per consolidare le informazioni e distribuirle in modo omogeneo era necessario creare un data warehouse di gruppo, e questo è stato il primo passo. Successivamente si è cercato lo strumento idoneo a rendere più autonomi possibile i nostri utenti interni e i nostri partner esterni nella fruizione di queste informazioni. La scelta è caduta già nel 1999 su Business Objects.

Avete quindi seguito tutte le evoluzioni dello strumento…
Assolutamente sì, tant’è vero che siamo in fase di migrazione del nostro data warehouse verso la nuova release 6.

Quali motivi vi hanno portato a questa scelta?
La nostra priorità era quella di dare la maggiore autonomia possibile agli utenti: questo avrebbe permesso loro di estrarre le informazioni secondo le loro priorità, e al tempo stesso avrebbe sollevato i sistemi informativi da un’attività onerosa, permettendo alle risorse di dedicarsi ad altre attività. Business Objects ci ha permesso di raggiungere questo obiettivo.

Quali sono state le fasi dell’in-troduzione della business intelligence?
Dopo la creazione del data warehouse abbiamo formato gli utilizzatori: per creare dei report significativi è necessaria non solo la conoscenza dello strumento, ma anche la comprensione delle logiche secondo cui i dati sono organizzati. Nel 2000 ci siamo focalizzati su WebIntelligence, per rendere disponibili le informazioni in periferia, e siamo passati a BusinessObjects 5. Da allora in poi abbiamo distribuito progressivamente all’interno dell’azienda lo strumento, che oggi è diffuso in modo capillare.
L’attuale migrazione a Enterprise 6 è in fase conclusiva.

Chi sono gli utenti?
All’esterno dell’azienda, grazie a Business Objects pubblichiamo in rete un gran numero di report (fatturati, bollettari, portafoglio ordini,…) per le nostre agenzie, che possono così visualizzare in tempo reale la situazione di avanzamento dei loro fatturati, e per i servizi di post vendita (tecnici e installatori).
Ormai la business intelligence è una realtà di uso quotidiano in tutta l’organizzazione. Con Business Objects, oltre al data warehouse, gestiamo la finanza, il controllo di gestione, tutto il mondo del credito e del debito, e tutti gli aspetti relativi alla pianificazione e alla gestione del magazzino.
Oggi stiamo però cambiando ap-proccio nell’utilizzo.

In che direzione?
L’importanza strategica dello strumento richiede una razionalizzazione nell’utilizzo e nella produzione di report, altrimenti rischiamo di avere un overload di informazioni eterogenee. Per questo, in occasione del passaggio a Enterprise 6, abbiamo diffuso un questionario per comprendere l’utilizzo che viene fatto da parte dei singoli colleghi. Sulla base dei risultati abbiamo individuato dei key user, persone non solo esperte dello strumento, che di per sé non presenta particolari criticità, ma soprattutto delle logiche sottese ai dati.
Saranno loro a fungere da referenti verso i loro colleghi, costruendo report ad hoc che gli altri potranno visualizzare sul loro desktop: in questo modo saremo sicuri della coerenza delle informazioni prodotte rispetto alle loro richieste e della proprietà dell’informazione.