 ENEA
Progetti di ricerca e
risorse umane:
la business intelligence per
gestire le criticità
Intervista a Giovanna La Rosa,
responsabile del coordinamento progetti di sviluppo dell’informatica
per le applicazioni gestionali
L'ENEA (Ente per le Nuove tecnologie,
l’Energia e l’Ambiente) è un ente pubblico che
nelle tre aree di sua competenza opera, mediante un’intensa
attività di ricerca, a supporto delle politiche di innovazione
e sviluppo sostenibile a livello nazionale e locale.
Il monitoraggio puntuale dell’andamento delle attività
programmatiche costituisce un aspetto importante per una corretta
gestione dell’Ente. Per fornire all’alta direzione uno
strumento di governance coerente ed efficace è stato realizzato
un progetto pilota per lo sviluppo di un prototipo di cruscotto
aziendale. Insight ne ha parlato con Giovanna La Rosa, dell’Unità
informatica e reti dell’Enea.
Come sono strutturati i servizi informativi in Enea?
La denominazione dell’unità preposta a tali servizi
è “Servizio centralizzato informatica e reti”;
essa gestisce le infrastrutture informatiche e di connettività
sia in supporto alle attività scientifiche che per le applicazioni
gestionali. È composta da oltre 70 persone, e si occupa dell’automazione
dei processi amministrativi e della gestione delle infrastrutture
(reti, server, software di base) dedicate sia agli applicativi gestionali
che al calcolo scientifico.
Recentemente avete concluso un progetto sperimentale di
business intelligence. Perché avete deciso di intraprendere
una sperimentazione e in quale ambito specifico?
Siamo partiti dalla constatazione che, nonostante il nostro notevole
livello di automazione (per numero di postazioni individuali, quantità
e qualità di infrastrutture, server ed applicativi avanzati)
sia nel settore tecnico scientifico che in quello gestionale, non
disponevamo ancora di uno strumento automatizzato ed innovativo,
a supporto dei processi decisionali dell’alta direzione, che
consentisse di trarre informazioni significative dai dati di natura
gestionale al fine di agevolare decisioni, permettere la valutazione
di possibili alternative, e monitorare l’efficacia delle scelte
intraprese.
Al fine di verificare l’opportunità di introduzione
di un sistema di questo tipo, abbiamo quindi deciso di avviare una
sperimentazione su Application Foundation, lo strumento di Business
Objects: il primo obiettivo era lo studio delle caratteristiche
dello strumento per verificarne l’efficacia (flessibilità,
robustezza, affidabilità, sicurezza) e il grado di aderenza
alle nostre esigenze. In questa ottica è stato scelto un
progetto-pilota che presentasse un ambito applicativo limitato,
che consentisse di condurre una sperimentazione entro un arco temporale
ristretto, ma sufficientemente significativo per esaminare quali
risultati e benefici fosse possibile ottenere.
Abbiamo scelto Application Foundation perché, avendo introdotto
la tecnologia Business Objects già nel 2000, ci è
sembrato coerente proseguire con lo stesso fornitore, che tra l’altro
ci ha fornito una licenza temporanea per consentirci di realizzare
il prototipo.
Il progetto che abbiamo ritenuto idoneo alla sperimentazione riguarda
il monitoraggio delle “criticità delle attività
programmatiche” connesse all’allontanamento delle risorse
umane pregevoli.
Quali sono le cause che rendono critico questo ambito di
attività?
Le attività in questione sono generalmente di natura progettuale.
Le ricerche di cui ci occupiamo sono finanziate da organismi nazionali
e internazionali e hanno di solito una durata pluriennale. Il personale
dipendente di Enea, circa 3.300 unità, presenta un’età
media elevata, e per alcune risorse umane si profila un allontanamento
dall’ente dovuto al raggiungimento dei limiti di età.
Al tempo stesso, vincoli finanziari e normativi impediscono un rimpiazzo
consistente delle risorse in uscita, consentendo solo l’inserimento
di alcuni giovani ricercatori attraverso forme di assunzione a tempo
determinato. Può quindi determinarsi una criticità
nella conduzione di alcune attività a seguito dell’allontanamento
dall’ente di una percentuale rilevante di risorse umane ivi
impiegate prima della conclusione delle attività medesime,
criticità talvolta amplificata dallo slittamento della conclusione
di taluni progetti.
È tuttavia possibile compensare questo trend negativo grazie
alla disponibilità di altre risorse che, giunte in prossimità
della conclusione di un progetto, possono essere riallocate in attività
particolarmente critiche. La tempestiva segnalazione dei progetti
che nel corso del tempo assumono particolare criticità e
delle situazioni di parziale disponibilità di risorse che
possano compensare le situazioni maggiormente critiche consente
di monitorare gli andamenti complessivi e di attivare gli opportuni
correttivi.
Come si è articolato il progetto?
Nella fase iniziale abbiamo identificato tutte le fonti informative
necessarie per la realizzazione del prototipo: i dati da correlare
sono collocati in tre database diversi sia dal punto di vista tecnologico
che da quello della profondità storica e completezza. A partire
da queste fonti è stato progettato il data warehouse e sono
state realizzate le applicazioni software per la sua alimentazione.
Sono stati definiti i livelli di criticità dei progetti scegliendo
la combinazione di due parametri: la rilevanza economica del progetto
e la percentuale di uomini-anno in uscita, vale a dire il rapporto
fra le risorse in uscita e quelle complessivamente impiegate sul
progetto.
Risultati?
E’ stato realizzato uno strumento applicativo che fornisce
in modo automatico ed esaustivo il quadro chiaro della situazione
delle attività in corso. Tale strumento, fornendo sia visioni
complessive che elaborazioni analitiche, permette al top management
e alle singole unità tecnico-scientifiche dell’ente
di controllare il livello di criticità dei progetti nel tempo
e di analizzare le specifiche attività che richiedono interventi
correttivi e una riallocazione delle risorse umane.
Inoltre i risultati di questa sperimentazione hanno fornito un esempio
significativo delle esigenze a cui questo strumento di business
intelligence è in grado di dare risposta.
Perché avete scelto Business Objects?
Siamo clienti da più di tre anni, e fino ad ora abbiamo utilizzato
la tecnologia Business Objects prevalentemente per la reportistica
nel settore della gestione delle risorse umane e della contabilità.
Sono molte le caratteristiche che ci convincono: è multipiattaforma,
web based, consente di filtrare i dati sulla base delle diverse
tipologie di utenti, realizza forme grafiche per diversi tipi di
analisi, permette di definire i criteri di “alert”…
Oltre a ciò, nella scelta hanno influito elementi essenziali
quali la specializzazione (Business Objects è da oltre 10
anni orientata allo sviluppo di soluzioni di business intelligence),
l’esperienza e l’ampiezza del portafoglio clienti. Questo
ci ha dato una garanzia in più sulla tenuta dell’investimento
che stavamo affrontando.
Vi siete avvalsi anche dei servizi di consulenza di Business
Objects nel corso del progetto?
Abbiamo lavorato a stretto contatto per tutto il mese e mezzo di
durata del progetto. Il loro ruolo è stato di supporto soprattutto
nella fase di definizione del data warehouse e di sviluppo delle
analitiche.
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