 Fondazione
Enasarco
Come cambiano gli enti
previdenziali: il ruolo delle
tecnologie
Intervista a Gianluca Moretto,
direttore
organizzazione e sistemi della
Fondazione Enasarco
Gli enti previdenziali sono da
tempo chiamati ad un controllo costante dei cambiamenti socio-demografici
in corso nel nostro Paese, al fine di assicurare una corretta gestione
delle contribuzioni a medio e lungo termine. Insight ha approfondito
l’argomento con Gianluca Moretto, direttore responsabile dell’area
organizzazione e sistemi della Fondazione Enasarco, il più
importante ente previdenziale privatizzato.
Partiamo dalle “dimensioni” di Enasarco, il
secondo ente previdenziale italiano.
La Fondazione Enasarco è stata fondata nel 1939, conta circa
480 dipendenti e attualmente gestisce la contribuzione di 300mila
agenti e rappresentanti di commercio attivi. I versamenti vengono
effettuati dalle ditte mandanti, che sono circa 100mila. Eroghiamo
pensioni ad oltre 100mila persone, tra pensionati ed eredi. Oltre
a questo gestiamo un patrimonio immobiliare notevole - circa 25mila
unità – e quindi tutte le problematiche relative alla
gestione dei contratti di locazione. Insomma, attualmente ci sono
almeno 600mila utenti che hanno rapporti con noi a vario titolo.
Naturalmente il nostro database è molto più ampio,
dal momento che comprende chiunque sia entrato in contatto con noi.
La banca dati agenti, per esempio, contiene almeno un milione di
nomi. Va considerato anche che il numero dei contribuenti attivi
è molto variabile, poiché nel corso della vita lavorativa
molti agenti cambiano attività: sta a noi individuare, di
volta in volta, quelli che sono contribuenti attivi.
Le nostre problematiche sono quelle tipiche di un ente previdenziale,
che deve incassare contributi ed erogare servizi agli agenti e agli
aventi diritto; la nostra particolarità è data dalle
dimensioni ragguardevoli dei dati da elaborare.
Oltre al rapporto con le aziende, gli agenti e i pensionati,
le informazioni devono essere disponibili anche ad enti esterni.
Intanto siamo soggetti alla vigilanza dei Ministeri dell’Economia
e Lavoro; inoltre veniamo interpellati frequentemente per fornire
dati al governo o alle commissioni di vigilanza sugli enti previdenziali,
oppure a enti che si occupano di analisi statistiche, tipicamente
l’Istat.
Enasarco è stata un ente pubblico fino al 1997, oggi
è una fondazione di diritto privato. Un cambiamento importante…
Abbiamo il compito di trasformare un ente di cultura pubblica in
un’azienda di servizi, che metta l’utente al centro
della propria attività. In questi casi l’innovazione
tecnologica è l’elemento trainante del rinnovamento.
Come direttore Organizzazione e Sistemi la Sua funzione
è duplice…
Si tratta di un abbinamento abbastanza tipico per le aziende che
attraversano una fase di cambiamento: l’obiettivo è
quello di elaborare processi e procedure che siano facilmente gestibili
dai sistemi informativi. Abbiamo investito e stiamo investendo molto
in sviluppo, naturalmente concentrandoci molto sulle opportunità
del web. Si tratta di un piano a 360 gradi: sul fronte puramente
tecnologico ci siamo dotati di migliori infrastrutture e strumenti
per migliorare i tempi di risposta, attraverso un’azione di
server e database consolidation. Poi abbiamo agito sul fronte applicativo
con strumenti destinati all’utenza esterna e a quella interna.
Primi risultati?
Molti, ma quello più significativo riguarda il progetto di
contribuzione on line, che è operativo all’inizio di
quest’anno e diventerà obbligatorio il 1° gennaio
del 2005. Il sistema consente a tutte le aziende mandanti di versare
i contributi via web. Precedentemente le aziende dovevano compilare
un distinta cartacea con l’elenco dei singoli agenti e dei
compensi loro dovuti, calcolare i contributi per ciascuno e contemporaneamente
effettuare il versamento del totale alle Poste. Enasarco riceveva
l’estratto conto delle Poste e la distinta cartacea e doveva
abbinarle, e molto spesso i conti non tornavano a causa di errori
di calcolo o di inserimento dei dati. I tempi di contabilizzazione
erano perciò lunghissimi: prima che tutte le attribuzioni
fossero ultimate passava un anno, con gravi disagi nell’erogazione
dei servizi, per esempio, per coloro che andavano in pensione e
che dovevano attendere il calcolo delle competenze.
Oggi la distinta viene messa a disposizione e compilata via web,
e l’azienda deve unicamente segnalare i nomi degli agenti
e le provvigioni pagate: è il sistema Enasarco che provvede
in tempo reale a calcolare i singoli importi e poi il totale da
versare, che viene addebitato tramite RID. La riduzione dei tempi
è significativa: da un anno siamo passati a 48 ore.
Un ente previdenziale, oltre alle attività amministrative
e gestionali, deve oggi anche affrontare la problematiche di carattere
strategico: in che maniera influiscono su Enasarco le riforme varate
dal governo in materia di pensioni?
La Fondazione – con l’approvazione dei ministeri vigilanti
– si è dotata dal gennaio di quest’anno di un
nuovo regolamento. Ora sarà compito del CdA monitorare gli
effetti della nuova normativa per fare previsioni nel breve e medio
periodo ed eventuialmente apportare correttivi in itinere.
I sistemi previsionali: uno strumento indispensabile.
Tutti gli enti previdenziali si trovano nella obiettiva difficoltà
di garantire nel tempo il pagamento delle pensioni. Ciò è
dovuto in buona parte a fattori socio-demografici: l’aspettativa
di vita è aumentata progressivamente, mentre si è
alzata l’età dell’ingresso nel mondo del lavoro.
Enasarco non può elaborare strategie di marketing per incrementare
gli incassi: gli importi dei contributi sono stabiliti per legge,
quindi la Fondazione non ha la facoltà di aumentare le entrate,
che sono determinate sulla base di variabili (il numero di agenti,
le provvigioni a loro spettanti ecc.) che non sono controllabili.
Pertanto è fondamentale per noi avere costantemente sotto
controllo l’andamento dei contributi incassati, il numero
degli iscritti, il numero di pensioni pagate e la loro entità
ecc: il controllo della redditività - la relazione tra i
contributi incassati e le prestazioni che si stanno erogando - è
molto importante per effettuare poi l’analisi puntuale di
tutte le combinazioni possibili di variazioni contributive che possono
cambiare l’impegno finanziario richiesto alla fondazione.
Dobbiamo cercare di prevedere quale sarà la situazione fra
10- 20 anni, per intervenire in tempo utile così da non rischiare
di trovarci fra 10 anni in condizioni di non pagare più le
pensioni. Ed è fondamentale disporre dei dati in tempi rapidissimi.
Ciò serve a noi, ma anche alle istituzioni e ad enti esterni
che hanno bisogno delle nostre informazioni.
Quindi la necessità di un buon sistema di reportistica.
Qual è la situazione attuale?
Attualmente c’è un impiego di risorse importante nella
elaborazione dei dati per la costruzione dei report che ci vengono
richiesti, con frequenza giornaliera, da vari enti. Da questo è
nata la necessità di un’attività di sviluppo
di un sistema di business intelligence, che consentisse di avere
dati in tempo reale e il più accurato possibile, e che rendesse
autonomi gli utenti rispetto ai sistemi informativi. Lo sviluppo
di una piattaforma di business intelligence si avvale della tecnologia
Business Objects, che è entrata in Enasarco quando è
stato abbandonato il vecchio sistema mainframe per l’attuale
sistema client/server. Il nuovo sistema, attualmente in fase pilota,
ci permetterà di mettere a disposizione degli utenti gli
strumenti necessari per la costruzione di report di tutti i tipi,
senza l’intervento diretto dei tecnici. Si tratta di strumenti
semplici e flessibili per utenti comunque evoluti, che hanno il
compito di elaborare i dati per conto della direzione generale.
In questa prospettiva è stato creato appositamente un ufficio
statistico all’interno della Fondazione che riporta direttamente
alla direzione generale, e sarà l’utente principale.
Quali sono le criticità più significative
di questo progetto?
Inizialmente esistevano tante banche dati eterogenee. Il progetto
è iniziato nel 2001 con la migrazione della parte istituzionale
da sistema mainframe a client/server, e questo ci ha permesso di
risolvere le problematiche relative ad agenti e pensionati. Nel
2002 poi, grazie all’implementazione di SAP, abbiamo reso
possibile il controllo della situazione finanziaria. Oggi abbiamo
la certezza della correttezza dei dati sugli incassi, sulla loro
ripartizione, e quindi sull’erogato. La contribuzione on line
permetterà poi di uniformare l’aspetto finanziario
con quello istituzionale.
Inoltre, in fase iniziale buona parte del sistema informativo è
stato sviluppato con il supporto di aziende esterne, mentre oggi
la nostra intenzione è di riportare all’interno le
attività strategiche. In questa ottica stiamo assumendo specialisti
di business intelligence, che hanno il compito di prendere in mano
ciò che è stato fatto dagli esterni e portare a termine
il progetto.
Per mettere a punto il sistema di reportistica avete collaborato
con gli utenti o avete lavorato da soli?
Da soli, ma nel senso che ci siamo avvalsi della nostra esperienza,
standardizzando e catalogando le richieste tipiche che ci arrivano
dagli utenti. Lo sforzo iniziale, quando si dialoga con i non addetti
ai lavori, è quello di educare gli utenti a fare richieste
chiare: le richieste sono state centralizzate per garantire la coerenza
nei criteri di analisi. Il passo successivo sarà quello di
insegnare ai “power users” a utilizzare gli strumenti
di analisi. Dopodiché a noi resterà la responsabilità
sulla disponibilità del dato.
A chi e come vengono resi disponibili i report?
Una volta prodotti vengono inseriti nella intranet, quindi di fatto
diventano patrimonio comune, e sono accessibili ovviamente in base
a permission associate ai profili utente. Attualmente vengono aggiornati
con cadenza quindicinale, ma a regime dovranno essere molto più
frequenti, considerando che le richieste ci pervengono quotidianamente.
Un fattore chiave di successo per un progetto di questo
tipo?
La motivazione delle persone che ci lavorano, dai sistemi informativi
agli utenti finali: è importante condividere la visione d’insieme
per far percepire gli obiettivi, la portata e le aspettative relative
al lavoro svolto. Il successo viene sempre fatto dalle persone.
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