 Università
degli Studi di Padova
Management universitario:
un caso di eccellenza.
Intervista ad Alberta Panti, direttrice
del Centro di Calcolo di Ateneo
L’Università di Padova
ha 782 anni di vita e una struttura estremamente complessa: oltre
all’ampio insediamento all’interno della città
di Padova, le attività didattiche e di ricerca sono dislocate
in molte città del Triveneto, principalmente Rovigo, Treviso,
Vicenza, Conegliano, Chioggia, Bressanone e Feltre. Sono oltre cento
gli edifici che ospitano le diverse facoltà con relative
presidenze, biblioteche, dipartimenti, centri di ricerca, aule didattiche.
Il Centro di Calcolo di Ateneo nasce 35 anni fa e, mentre la sua
denominazione è rimasta quella storica, le sue funzioni hanno
seguito l’evoluzione tecnologica al punto da far diventare
l’organismo una best practice in ambito universitario: oggi
il Centro gestisce la rete telematica e i sistemi gestionali di
tutte le strutture di Ateneo. Per capirne di più abbiamo
parlato con Alberta Panti, responsabile del Centro.
Come si configura il ruolo del Centro di Calcolo?
Da sempre la scelta strategica dell’Università di Padova
è stata quella di consolidare in un unico ente le attività
di carattere informatico e telematico rivolte a tutte le strutture
di Ateneo. Il Centro di Calcolo ha seguito negli anni l’evoluzione
tecnologica, realizzando i servizi e implementando i sistemi che
si sono resi disponibili nel tempo.
Per mettersi nelle condizioni di usufruire al meglio della tecnologia,
l’Ateneo ha fatto anche ulteriori investimenti: oggi tutte
le strutture sono connesse alla rete dati e quasi tutte sono cablate
con cablaggio strutturato; il primo cablaggio di un nostro edificio
risale al 1991.
Una grande propensione all’innovazione..
… senza però dimenticare che il nostro compito non
è fare ricerca, ma fornire dei servizi: pertanto le scelte
tecnologiche, pur innovative, devono presentare garanzie di affidabilità
e funzionalità.
Quali sono gli ambiti di attività del Centro di Calcolo
di Ateneo?
Intanto la gestione dell’infrastruttura telematica –
fonia e dati -, che ormai costituisce un servizio indispensabile
alla pari dell’energia elettrica: la nostra rete dati consente
il collegamento di tutti gli edifici dell’Ateneo ed è
utilizzata per le attività di ricerca, didattiche e gestionali.
La rete fonia è una rete privata che consente di telefonare
all’interno senza oneri, e all’esterno è naturalmente
collegata con la rete telefonica generale.
Chi usufruisce delle vostre infrastrutture?
Ne usufruiscono i docenti, il personale tecnico-amministrativo,
gli studenti, i dottorandi e gli specializzandi. Per dare un’idea
delle dimensioni della rete: abbiamo 7.200 macchine sulla rete dati
e 5.600 utenze telefoniche gestite da 29 centralini. Il nostro sistema
di posta elettronica gestisce ad oggi 12mila caselle: vale a dire
che non serve solo il personale dell’Ateneo - che tra docenti,
ricercatori e personale tecnico-amministrativo ammonta a 4.400 unità
– ma anche i dottorandi, gli specializzandi, i partecipanti
ai master ed ai corsi di perfezionamento, i visiting professor,
i professori a contratto e altri collaboratori a vario titolo. Naturalmente
ci occupiamo anche degli altri servizi di rete, il più importante
dei quali è il sito web di Ateneo (www.unipd.it).
Passiamo ai servizi gestionali…
Il sistema informativo degli studenti è senz’altro
il più complesso, direi che costituisce l’equivalente
di un ERP per un’azienda manifatturiera. Gli studenti hanno
accesso direttamente via internet, mediante un PIN, alle loro carriere.
Poi c’è il sistema di gestione del personale, che riguarda
sia gli aspetti contrattuali (di notevole complessità giuridica)
che quelli economici. Un altro sistema complesso riguarda la contabilità
di Ateneo: i dipartimenti e i centri a gestione autonoma sono 85,
ciascuno ha l’obbligo di predisporre il bilancio previsionale
e il consuntivo. L’utilizzo da parte di tutti di un unico
sistema contabile permette all’Ateneo di disporre di un bilancio
consolidato, realizzato con tecniche automatiche, e di molte informazioni
aggregate.
Dal 1° gennaio 2004 le strutture pubbliche hanno l’obbligo
di certificare la posta in arrivo e in partenza con un protocollo
informatico.
Noi lo facciamo già – per tutte le strutture dell’Ateneo
- dal novembre del 1999. Anzi, il protocollo di qualità realizzato
dall’Ateneo è stato riconosciuto dalla ex AIPA e preso
a modello ed adottato come sistema informatico da vari enti.
Altri servizi?
La gestione degli organi collegiali. Abbiamo un Consiglio di Amministrazione
o un Senato Accademico una volta alla settimana, quindi si tratta
di un’attività imponente che riguarda convocazioni,
ordini del giorno, delibere, verbalizzazioni…
Abbiamo anche realizzato un portale dei servizi informatici e telematici
dove abbiamo collocato i servizi alla persona: i dipendenti dell’Ateneo
possono visualizzare il cedolino dello stipendio, il CUD, la situazione
dei buoni pasto, possono fare domanda per gli assegni familiari,
modificare la propria anagrafica, inserire il curriculum e fare
domande di mobilità orizzontale e verticale; il servizio
è in fase di ulteriore sviluppo. Infine, ma non secondario,
gestiamo i servizi di automazione delle biblioteche: aderiamo al
servizio bibliotecario nazionale utilizzando lo standard SBN stabilito
dall’Istituto centrale del catalogo unico del Ministero dei
beni culturali.
Da qualche anno il Centro utilizza intensamente la business
intelligence. Da quali esigenze siete partiti?
Dal cambiamento epocale che ha investito gli atenei italiani
nel 1997, anno in cui furono completamente riviste le modalità
di finanziamento da parte del Ministero. Fino ad allora l’università
aveva sempre ricevuto stanziamenti per i quali era già stabilita
la destinazione. Dal 1998 l’università riceve dal Ministero
il cosiddetto Fondo di funzionamento ordinario, e la decisione di
quanto accantonare per ogni destinazione (personale, edilizia, ecc.)
spetta agli atenei stessi. I primi anni sono stati difficili: avendo
sempre ricevuto finanziamenti “a pié di lista”,
gli atenei non avevano mai dovuto utilizzare tecniche budgetarie,
e all’improvviso si trovavano nella necessità di disporre
di dati finanziari, e soprattutto di poterli incrociare con dati
non finanziari. Inoltre, a quei tempi i vari dipartimenti gestivano
la contabilità con sistemi diversi, e per di più allocati
su singoli personal computer; era quindi pressoché impossibile
avere informazioni aggregate. E poi non esisteva il data warehouse.
Come avete strutturato ora il vostro DWH e quanto tempo
ha richiesto la sua realizzazione?
Per noi era vitale costruire un sistema di grande solidità
(data la mole di dati da gestire) ma anche di estrema flessibilità.
Era necessario garantire accessi personalizzati a tutta la pluralità
di soggetti che, a vario titolo, devono disporre di informazioni:
dagli organi di governo alle commissioni, ai presidi di facoltà,
al personale amministrativo che opera nei servizi.
Abbiamo iniziato a progettarlo alla fine del ‘99, nel 2000
lo abbiamo definito da un punto di vista strategico e tecnologico.
L’implementazione è iniziata nel 2001 e naturalmente
è tuttora in corso, essendo il sistema di per sé “in
progress”. Traendo i dati dai sistemi gestionali citati, attualmente
gestisce tre universi: studenti, contabilità e personale.
Gli universi caricano i dati del giorno prima, quindi l’aggiornamento
è quotidiano.
Nel 2003 abbiamo iniziato ad aprire l’universo studenti alle
presidenze di facoltà. Tenga conto che si tratta dell’universo
più complesso da gestire: i dati derivano da sistemi gestionali
che si sono succeduti nel tempo a partire dal 1969. L’universo
studenti da solo contiene 40mila variabili sulle 60mila complessive
e 3.400 tabelle. Prima di metterlo a disposizione abbiamo scritto
una guida all’utilizzo ed abbiamo messo in rete un dizionario
semantico, in modo che coloro che utilizzano l’universo in
maniera episodica possano riuscire ad usare le tabelle e a eseguire
query ottenendo risultati consistenti. Abbiamo anche organizzato
molti corsi di formazione. Oggi con l’universo studenti è
possibile estrarre qualunque tipo di informazione per ogni possibile
analisi: statistiche da poter fornire al Miur o all’Istat,
dati di tipo finanziario sulle tasse pagate, analisi previsionali
che elaborano i dati sugli abbandoni, i trasferimenti, gli studenti
in corso e quelli fuori corso e moltissime altre informazioni relative
all’andamento della didattica che permettono ai presidi di
facoltà di prendere decisioni più consapevoli.
Quanti sono, ad oggi, gli utilizzatori?
Almeno duemila persone. Circa 250 sono gli utenti che acquisiscono
i dati a livello aggregato, di Ateneo. Poi ci sono i 1750 che utilizzano
applicazioni specifiche. Per esempio, i responsabili dei progetti
di ricerca dispongono di un applicativo in cui vengono indicate
tutte le informazioni, finanziarie e non, che permettono di gestire
i progetti. Un’altra applicazione consente a tutto il personale
– docente e tecnico - di verificare l’avvenuto pagamento
delle missioni e i relativi rimborsi. Ancora, i docenti possono
visualizzare la valutazione didattica dei loro corsi di insegnamento
effettuata dagli studenti .
Quali sono stati i criteri nella scelta di Business Objects?
La scelta tecnologica è stata effettuata dopo un lungo lavoro
di indagine e di verifica: avevamo bisogno di un prodotto con molte
funzionalità, stabile, in grado di gestire le due caratteristiche
ritenute strategiche per il data warehouse dell’Ateneo, ossia
solidità e flessibilità, utilizzabile via rete geografica
per tener conto della grande dispersione territoriale delle sedi
dell’Ateneo. L’intero sviluppo del data warehouse è
stato compiuto dagli specialisti del Centro.
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