Definire soluzioni di elevata qualità ed offrire prodotti all’avanguardia per il settore chimico - farmaceutico, attraverso tecnologie spesso pionieristiche, con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita, la salute ed il benessere dell’uomo. È questa la mission di Bayer, gruppo internazionale specializzato nel settore chimico, agrochimico e delle biotecnologie, nonché nella ricerca farmaceutica.
Presente in Italia dal 1898, con oltre 2.500 dipendenti, Bayer Italia è, tra le filiali europee, la seconda in termini di fatturato, con 1.788 milioni di euro, preceduta solo dalla Germania.
Di recente il gruppo Bayer è stato protagonista di una importante riorganizzazione. Da gruppo strutturato in divisioni, è stato scorporato in quattro società: Chimica, Polimeri, HealthCare, CropScience. L’obiettivo dell’azienda è quello di operare in modo ancora più efficiente e flessibile nei mercati di riferimento, migliorando la competitività.
In un contesto che richiede forme di gestione particolarmente complesse, abbiamo chiesto a Gianni Slavazza, responsabile sviluppo applicativo in Bayer Italia, di illustrarci il ruolo assunto dalle informazioni a supporto delle diverse strategie di business.
Come è stata introdotta in Bayer Italia la business intelligence?
Faccio una premessa. All’interno della funzione sviluppo applicativo esistono delle figure, chiamate account manager, che alle competenze tecniche uniscono una conoscenza approfondita del business: questo permette loro di interpretare le esigenze dei manager delle diverse divisioni e proporre soluzioni tecnologiche ad hoc. Io stesso ho questa duplice responsabilità. Anche i progetti di business intelligence sono stati una nostra iniziativa: da tempo cerchiamo di diffondere in azienda sistemi di “informatica individuale”, il cui vantaggio consiste nel decentrare alcune possibilità di fare reportistica con strumenti semplici.
In azienda abbiamo dei datawarehouse organizzati per divisioni (pharma, veterinaria, consumer care, ecc.), integrati con altri sistemi: tutto questo costituisce la base dati su cui utilizziamo Business Objects, introdotto in azienda nel 2000, in seguito alla dismissione di un vecchio prodotto per piattaforma mainframe.
Perché la scelta di Business Objects?
Cercavamo un prodotto che avesse facilità d’uso, da applicare a piattaforme diverse e che potesse essere implementato velocemente. Business Objects ci è sembrato il migliore.
In quali ambiti viene utilizzata la business intelligence in azienda?
Il settore vendite ha avuto priorità assoluta nell’utilizzo (in una percentuale pari all’80%). Poi, a seguire, le altre funzioni, come produzione e logistica.
E’ necessario creare competenze specifiche?
La formazione tecnica di base, per l’utilizzo degli strumenti Business Objects, è molto semplice, e viene svolta da noi in aula per la durata di due giorni. Poi si passa all’affiancamento continuo da parte del nostro personale, necessario per creare competenze specifiche sulla creazione dei report.
Va detto però che un sistema di “informatica individuale” richiede comunque una buona competenza sui dati. L’interrogazione del sistema da parte di persone con competenze diverse, determina l’estrazione di informazioni differenti. Faccio un esempio: un controller e un venditore hanno due diverse visioni del dato di vendita. Il fatturato del primo è al netto dei resi, mentre per il secondo i resi non hanno alcun valore: è chiaro che i dati estratti saranno diversi. Questa problematica è maggiormente sentita quanto più grande è il numero di persone che deve interpretare lo stesso tipo di dati. Una situazione che si risolve aumentando la cultura e la competenza dei dati, e creando report certificati.
Che feedback avete avuto dagli utilizzatori?
La facilità d’uso è evidente, e il fatto di poter estrarre dati in modo autonomo fa sentire le persone meno “dipendenti”. Questo è importante non solo per loro ma anche per noi, che così non limitiamo la nostra attività alla costruzione di report. Tutto questo ci ha portato alla decisione di implementare ulteriormente il sistema, a partire dall’estate scorsa.
Quali fasi ha attraversato il nuovo progetto?
La prima evoluzione di Business Objects ha visto l’inserimento della versione web, denominata WebIntelligence, ed è stata dettata dall’elevata dimensione della rete di vendita. Prima avevamo dotato i computer portatili dei venditori di applicazioni off line, con il grande svantaggio ed onere dell’aggiornamento continuo dei dati. Oggi invece i venditori (più di 1000) sono collegati all’azienda attraverso la rete certificata Bayer, in modalità fissa o mobile. WebIntelligence, in questo modo, permette l’accesso autonomo ai report personalizzati utilizzando la intranet aziendale, con la semplice installazione di un browser. Per noi il grande vantaggio è rappresentato dal fatto che l’applicazione rimane sul server centrale.
Ad esempio, un collaboratore della zona di Milano ha a disposizione un report settimanale certificato sul suo fatturato, che visualizza collegandosi. Se ha la necessità di disporre di dati su specifiche farmacie, scrivendo una e-mail al supporto informatico ottiene la costruzione di un report, e collegandosi ha quindi la possibilità di visualizzare le informazioni necessarie.
Il passo successivo ha visto l’utilizzo di Application Foundation per la creazione di report per il medium e il top management. Il vantaggio di utilizzare Business Objects anche in questo ambito è stato duplice: non c’è stato bisogno di creare nuove interfacce, in quanto il prodotto colloquia direttamente con la base dati. Inoltre, attraverso la grafica è possibile accedere ai report e navigare, rendendo la gestione semplice e ottenendo le stesse informazioni disponibili nel datawarehouse.
Facciamo un esempio...
Il direttore vendite ha accesso al cruscotto che gli fornisce i dati di fatturato rispetto agli obiettivi e ai dati dell’anno precedente, con una grafica intuitiva. Da questa schermata è possibile, ciccando sui dati, visualizzare l’andamento delle vendite per prodotto, per canale, fino al singolo collaboratore e al singolo cliente. Tutto questo si traduce per noi in semplicità di gestione (nessun report ulteriore da produrre) e di personalizzazione (possibilità di realizzare schermate differenti per il direttore vendite, il controller o il capo divisione senza alterarne la struttura).
A che punto siete con il progetto?
L’implementazione è avvenuta abbastanza velocemente, e a fine ottobre abbiamo presentato la versione pilota al direttore vendite e al controller. Entro la fine dell’anno chiuderemo la fase di test, per estendere, nel 2004, l’intero progetto ad altre divisioni. Al successo dell’iniziativa ha contribuito anche la possibilità di dimostrare, oltre all’aumento di efficienza, l’assenza di costi gestionali ulteriori. In una situazione congiunturale come quella attuale i saving sono estremamente importanti.