Fiat Sepin è la società che si occupa, all’interno del gruppo Fiat, della gestione e amministrazione delle risorse umane. Questo comporta dover gestire il personale di molteplici settori diversi per missione e configurazione e distribuito in oltre 50 paesi del mondo.
In una realtà così composita, la raccolta dei dati, la loro esattezza e il governo delle informazioni risultano strategici: la tecnologia fornisce in questo senso strumenti indispensabili. Ne abbiamo parlato con Margherita Cortese, che nell’ambito della funzione IT è responsabile della soluzione Persone In Azienda, un sistema web che ha una componente transazionale utile alla gestione dei processi di sviluppo del personale e una di DWH per il reporting statistico direzionale, Stefania Mairone e Francesco Todarello, responsabili della soluzione progettuale di business intelligence.

Centosettantamila dipendenti distribuiti in tutto il mondo. Quali sono le maggiori criticità che incontrano i responsabili HR?
Stefania Mairone: In una struttura di gruppo articolata come la nostra una delle difficoltà maggiori è già sapere con esattezza quanti siamo. Poi c’è la necessità di effettuare tutte le analisi possibili sulla popolazione presente: dall’esame dei turnover al livello di scolarità dei dipendenti, alla distribuzione dei turni, fino all’andamento dell’assenteismo e alla determinazione del costo del lavoro.

Prima di questo progetto, come venivano soddisfatte queste esigenze?
Mairone: Con un po’ di fatica e molto dispendio di tempo. Intanto, nella nostra struttura di gruppo ogni settore governa le sue società. Per reperire il dato la capogruppo lo richiedeva alla caposettore che a sua volta interrogava ognuna delle singole realtà locali.
Margherita Cortese: Di conseguenza la reportistica periodica non era totalmente ingegnerizzata, molte richieste fatte dalla capogruppo venivano soddisfatte in modalità diverse a seconda del settore.

Quando è nato il progetto?
Mairone: Nel 1999, con la creazione di un data warehouse delle risorse umane a livello di gruppo worldwide. La complessità maggiore in questo lavoro era quella di individuare la fonte che potesse garantire al massimo correttezza e tempestività del dato. Per questo si è deciso di interfacciarci con i sistemi di paga di ciascun paese.
Naturalmente, la logica con la quale si operava non era più quella del precedente sistema, esclusivamente italiana, ma quella worldwide che avrebbe permesso a tutti di parlare la stessa lingua.

Quindi la costruzione del data warehouse ha comportato anche un lavoro di codifica…
Mairone: Sicuramente. Di concerto con la capogruppo e con i settori sono state definite logiche di aggregazione e codifiche che avessero una valenza a livello mondiale. Poi abbiamo condiviso con i colleghi di ciascun paese le logiche così definite, e collaborato con loro affinché queste stesse venissero applicate correttamente nella loro realtà: questa attività ha visto un dispendio massivo di forze, sia da parte nostra che da parte delle amministrazioni e reparti HR locali.
Cortese: Nella gestione di questi grandi progetti è importante raccogliere il commitment dei singoli settori affinché vengano anche abbandonati i sistemi locali con conseguente abbattimento dei costi e aumento di efficienza.
La crisi del mercato ha reso i settori più sensibili su questi aspetti di business, e ci si è resi conto di quanta efficienza si possa ottenere gestendo tutto su un’unica piattaforma con un'unica soluzione di business intelligence.
Il progetto non è ancora concluso: stiamo lavorando con i nostri clienti per farli convergere su una base dati comune: l’obiettivo è raccogliere in maniera omogenea i loro dati su questa piattaforma di gestione HR.

Quali soluzioni tecnologiche avete adottato? Avete la gestione completa del progetto?
Francesco Todarello: Fiat Sepin gestisce sia l’infrastruttura tecnologica, che consente di erogare questo servizio in modalità ASP, che la componente applicativa, con architettura Microsoft e data base sql server 2000, in ambiente web IE6.
Abbiamo sviluppato una piattaforma tecnologica flessibile, che serve tanto alla raccolta dei dati per la capogruppo quanto alle analisi interne dei singoli settori. Per far sì che il nostro prodotto andasse incontro alle esigenze specifiche dei singoli, abbiamo lavorato con loro a stretto contatto seguendo un approccio per step successivi. In questo ci ha aiutato Business Objects con la sua soluzione Webi, che ha grandi doti di portabilità e flessibilità, e consente all’utilizzatore la costruzione di report con un alto livello di personalizzazione. Il tutto in piena sicurezza, gestendo con attenzione profili di visibilità controllati e altamente personalizzati.

Qual è la frequenza di aggiornamento dei dati?
Todarello: Per quanto riguarda le anagrafiche, i retributivi e la presenza l’aggiornamento è mensile, proprio perché legato all’elaborazione del cedolino. Per i dati di sviluppo invece la frequenza di aggiornamento è più elastica: per la mappatura delle competenze e per conoscere le performance in certi periodi dell’anno possiamo aver bisogno di vedere giorno per giorno la variazione del dato, per monitorare la progressione della raccolta e l’andamento dei risultati.

Il sistema è utilizzato anche dai dipendenti?
Cortese: Certo, ci sono diverse attività che possono essere svolte in self service: ad esempio il dipendente può aggiornare il proprio curriculum, autovalutarsi sulle proprie competenze, assegnarsi degli obiettivi professionali. Il tutto in condivisione col responsabile di linea e poi con la funzione HR.

Un vantaggio per tutti, dunque…
Cortese: Certo. Tutti, la capogruppo e i nostri clienti settori, potranno ottenere il beneficio di parlare un linguaggio comune su una piattaforma condivisa.