Nuove tecnologie e pubblica amministrazione: sono sempre più evidenti i cambiamenti che l’economia digitale porta nella gestione delle amministrazioni centrali e locali. Le trasformazioni in atto nel settore pubblico investono molteplici aspetti: dalla qualità del servizio al cittadino all’efficienza negli acquisti.
L’eProcurement, vale a dire l’utilizzo della rete per gli approvvigionamenti, è ormai un tema centrale per gli uffici acquisti di molte aziende, che riescono a raggiungere più facilmente gli obiettivi di risparmio; è facile immaginare l’enorme valenza che può avere l’introduzione di questo strumento nel mondo delle amministrazioni pubbliche.
Ad indirizzare e gestire questo cambiamento epocale è la Consip S.p.A. (Concessionaria Servizi Informativi Pubblici), società appartenente al Ministero dell’Economia e delle Finanze. Dall’aprile 2002 il suo amministratore delegato è Ferruccio Ferranti. Lo abbiamo incontrato per capire come e quanto sta cambiando la Pubblica Amministrazione.
Laureato in scienze politiche e sociali ed esperto di nuove tecnologie, manager “di lungo corso” in importanti multinazionali, prima di approdare in Consip ha diretto Lombardia Integrata SpA, impegnata in iniziative di eGovernment.

Tra i progetti realizzati durante la Sua passata esperienza alla direzione di Lombardia Integrata SpA c’è la Carta regionale dei servizi, un esempio importante di utilizzo della tecnologia al servizio del cittadino…
… e anche dello Stato. Si tratta di un progetto che mi ha appassionato e mi appassiona tuttora, nonostante non me ne occupi più, e che spero sarà presto diffuso in tutta la Lombardia e poi nel resto d’Italia. La fase pilota si è svolta per ora a Lecco e provincia: sono state distribuite 310.000 smart card, ciascuna con una chiave di accesso di identificazione certa. Il medico di famiglia, collegandola al suo pc, può prescrivere automaticamente farmaci o visite specialistiche o anche, collegandosi in rete, leggere i risultati delle analisi effettuate dal suo paziente, senza che nessuno debba andare fisicamente a ritirarle. I vantaggi di questo sistema sono molteplici. In primo luogo, il cittadino accede in modo più comodo, più rapido e più efficiente ai servizi. Ma la carta permette alle amministrazioni di conoscere, e quindi governare, i processi: la Regione può verificare i flussi, decidere dove fare convenzioni, dove potenziare i finanziamenti, e magari affidare un budget al medico. In questo modo si può monitorare la spesa, responsabilizzare i medici, e decidere meglio dove andare ad investire le risorse – purtroppo scarse - a disposizione.
Anche quel progetto, pur diverso da Consip, permetteva di incidere concretamente sull’efficienza delle amministrazioni e quindi semplificare la vita di operatori e cittadini.

Da quasi un anno è alla guida di Consip, impegnata nell’eProcurement…
…ma non solo. Consip è la società che si occupa di analisi, progettazione e gestione delle attività informatiche per il Ministero dell’Economia e delle Finanze e per la Corte dei Conti. Attualmente due terzi delle nostre risorse sono impiegate in queste attività in stretta collaborazione con il ministero. Entro la fine di quest’anno ci sarà un riequilibrio, per cui nell’ambito degli acquisti in rete si passerà da 110 a 230 persone su un totale di 550 circa.
Si tratta dunque di un’organizzazione snella e flessibile, dinamica, di professionisti che provengono da esperienze di grandi aziende nazionali e multinazionali o di consulenza, e che condividono un grande entusiasmo per i progetti. Entusiasmo premiato, visto che costituiamo la best practice europea nel rapporto fra numero di dipendenti e spesa affrontata.

Parliamo dei risultati conseguiti finora.
Intanto nel 2002 abbiamo ottenuto risparmi potenziali di 2 miliardi di euro su 8 miliardi di spesa complessiva affrontata, e il risparmio medio ponderato per la PA è stato di un significativo 28%.
A fine dicembre abbiamo sperimentato un’asta telematica per i video proiettori, che ha avuto un notevole successo; continuiamo a popolare il marketplace che mette a disposizione della PA beni e servizi per rispondere alle esigenze immediate che vanno al di fuori degli standard. Il tutto sempre in maniera dinamica, ordinata e nella massima trasparenza verso il mercato.
Per quanto riguarda le convenzioni che stipuliamo a livello nazionale, attualmente la pubblica amministrazione centrale ha l’obbligo di utilizzarle, mentre per gli enti locali il ricorso ad esse è facoltativo. Ma tenga presente che il nostro obiettivo è di essere scelti, a prescindere dalle norme, perché rispondiamo ad un’esigenza e forniamo dei servizi che sono di interesse per chiunque abbia responsabilità operative od organizzative all’interno della pubblica amministrazione.
Alcune regioni, per esempio, stanno pensando di proporre ed approvare in consiglio regionale una norma che obblighi i propri enti ad utilizzare le convenzioni Consip. Questo per noi è uno stimolo nei confronti degli enti locali, per cercare di recepire al meglio le loro esigenze. Una volta partiti con nuovi settori merceologici, sulla base della sperimentazione dei primi mesi vediamo di integrare la convenzione successiva con servizi che possono essere utili ad una determinata organizzazione.
Un lavoro in costante evoluzione, che richiede molta flessibilità.
Il nostro approccio è quello di un’organizzazione che apprende dall’esperienza. Siamo consapevoli che quello che abbiamo fatto noi non l’ha fatto ancora nessun altro, e che la sperimentazione ci dà l’opportunità di affinare la nostra attività.
Una volta avviata l’attività di convenzionamento (siamo operativi dalla seconda metà del 2000) raggiungendo un ottimo risultato di risparmio sul prezzo, ora siamo impegnati nella standardizzazione della domanda, indispensabile al miglioramento dei processi di eProcurement.

Proprio il miglioramento dei processi è uno dei grandi vantaggi dell’eProcurement. Avete riscontri in questo senso?
L’eProcurement va ad impattare su tutta la catena del valore. Sarà inevitabile per noi entrare nei sistemi organizzativi, cercando di dare soluzioni innovative. Un esempio concreto: abbiamo stipulato convenzioni per le linee di telefonia fissa e mobile, ottenendo condizioni ottime. Ma si può fare di più: integrando le convenzioni con servizi consulenziali che organizzino l’utilizzo delle reti in modo ottimale possiamo arrivare a garantire gli stessi servizi con meno risorse.
Il nostro compito sarà quello di fornire consulenza agli amministratori, a chi gestisce una struttura, per permettere loro di quantificare, per esempio, le risorse economiche od umane che si liberano e che possono essere utilizzate per altri incarichi, che siano servizi interni o rivolti al cittadino.

Altre attività in cantiere?
Consip si occupa anche di formazione: abbiamo messo a punto un programma di formazione per 1800 ispettori della Ragioneria generale dello Stato. Abbiamo un patto di stabilità nei confronti dell’Europa per quanto riguarda il contenimento della spesa, ed è necessario che gli ispettori siano in grado di monitorare i processi di acquisto e il rispetto delle norme fissate sugli acquisti in rete.
Inoltre abbiamo sviluppato un progetto pilota di e-learning per il personale degli uffici acquisti dei ministeri, che vengono formati sull’utilizzo degli strumenti telematici, sulle modalità di adesione alle convenzioni, e soprattutto sul loro nuovo ruolo, meno burocratico e più strategico.

Qual è la risposta della Pubblica Amministrazione alla vostra attività?
Siamo coscienti dell’entità del cambiamento, e quindi siamo attenti al rapporto che andiamo ad instaurare con i nostri interlocutori. Monitoriamo periodicamente la situazione, e posso dire che l’amministrazione e decisori ci recepiscono positivamente, in quanto ci riconoscono il merito di aver ottenuto risparmi, e si aspettano molto sul fronte della semplificazione dei processi.

Come cambia invece la relazione con i fornitori?
Intanto viene garantita loro maggiore trasparenza (lavoriamo a stretto contatto con le authority che regolamentano il mercato, dall’antitrust all’AIPA) e massima apertura al mercato, con un’attenzione alle PMI: stiamo infatti abbassando la soglia per la partecipazione alle gare.
Inoltre i fornitori raggiungono risultati di grande efficienza nel go to market: la rapidità e trasparenza dei processi (l’esistenza di un unico punto di accesso alla pubblica amministrazione) e il miglioramento della logistica permetteranno alle aziende di mantenere i loro margini e la loro redditività pur dovendo offrire prezzi più bassi.

Progetti per il 2003?
L’intensificazione dell’attività di sourcing, di valutazione dei mercati. Stiamo creando una struttura di account manager che seguono le varie amministrazioni per recepire al meglio le esigenze dei clienti, dialogando con loro per capire se ci sono specifiche esigenze locali da andare a soddisfare.