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Coop Italia La business intelligence per le strategie commerciali Intervista a Luigi Cagnetta, responsabile della Data Administration di Coop Italia

Tutti conoscono il marchio Coop, ma pochi conoscono la struttura di un insieme di 140 cooperative, oltre 53.000 addetti, circa 1.300 negozi - di cui 74 Iper - dislocati su tutto il territorio nazionale e 4 Iper in Croazia. Senza contare gli oltre sei milioni di soci, qualcosa di più di semplici clienti fidelizzati.
Diversamente dai “classici” gruppi societari che vengono gestiti da una holding, in questo caso sono le cooperative, proprietarie delle reti di vendita, a definire e controllare gli obiettivi delle società di servizi del gruppo. Una di queste è Coop Italia, protagonista di un importante progetto di cui ci ha parlato Luigi Cagnetta, responsabile della Data Administration.

Com’è nata l’esigenza della business intelligence in azienda?
Coop Italia inizialmente era la centrale d’acquisto di Coop; nel 1999 è divenuta anche la centrale di marketing: qui si definiscono, all’interno degli organismi partecipati dalle cooperative, le politiche commerciali del gruppo. Questa nuova funzione ha reso necessarie le analisi di dati di Gruppo che non possedevamo in quanto in possesso e utilizzo delle singole cooperative.
Organizzarsi per raccogliere le informazioni si è presentato subito come un lavoro di grande complessità: non solo le cooperative presentavano piattaforme e architetture eterogenee, ma avevano sviluppato in proprio anche le codifiche, e quindi non esisteva un’unica anagrafica né dei prodotti né dei fornitori. Di conseguenza non esisteva la possibilità di avere dati di vendita unificati, né la possibilità di analizzarli sulla base di indicatori comuni, che non esistevano. L’unica fonte di informazioni per Coop Italia erano gli istituti come Nielsen, che comunque dispongono di dati su base statistica e relativi a un numero limitato di merceologie.
Coop ha quindi avviato un grosso progetto di ristrutturazione dei processi commerciali e su questo terreno è nato il progetto di business intelligence.

Quante persone vi hanno partecipato?
Le persone sono state oltre 400, organizzate in category team - composti da persone di Coop Italia e delle varie cooperative – che hanno elaborato strategie per le singole categorie commerciali e hanno definito gli standard (linguaggio, indicatori, reportistica) da condividere e utilizzare su tutta la rete.
Inoltre il nuovo sistema di category management ha richiesto una significativa riconversione del personale delle Coop, e per questo sono stati svolti importanti interventi formativi.

Quali sono stati i vostri partner tecnologici?
Abbiamo prodotto un capitolato e scelto – a seguito di una gara –Teradata per la competenza in progetti nel Retail e per le caratteristiche di performance della sua piattaforma e di gradualità e flessibilità nell’implementazione del modello dati, che ci permette di aggiungere in ogni momento nuove aree di analisi con facilità.
Abbiamo scelto la piattaforma Business Objects per lo sviluppo e la distribuzione della reportistica: grazie a Web Intelligence i report sono fruibili attraverso la intranet senza bisogno di installazione alcuna sui pc.

Quanti sono gli utenti e di quali informazioni dispongono?
Per ora abbiamo circa 200 utenti ma a regime saranno il doppio. Attualmente dispongono di circa 120 report con le analisi sulle vendite di circa 700 negozi per articolo / negozio / settimana per un arco temporale di 36 mesi.
Abbiamo un sistema di profilazione molto elaborato: ciascuno visualizza i dati del proprio negozio (naturalmente confrontati con i dati complessivi) e/o delle proprie merceologie di competenza. Abbiamo impostato i report con un sistema di prompt molto articolati che permettono di navigare nei dati all’impronta: le risposte arrivano in pochi secondi o al massimo in pochi minuti. Considerando che prima le query venivano impostate la sera prima e i dati si avevano il giorno dopo è evidente il vantaggio di tempo. Abbiamo anche alcuni cruscotti direzionali con un drill down limitato che vengono “refreshati” automaticamente.
Infine abbiamo predisposto ambienti di analisi libere: universi sviluppati usando tecniche e strumenti evoluti di Business Objects (contesti, tabelle derivate, navigazioni aggregate aware) che permettono ad utenti opportunamente formati di comporre nuovi report.
Oggi sappiamo di disporre di informazioni univoche, disponibili per tutti, ed evitiamo il proliferare di grafici e tabelle costruiti “in proprio”.

Quale versione di Business Objects utilizzate?
Abbiamo iniziato con la 6.5, poi però abbiamo considerato le migliori funzionalità offerte da XI, in particolare la possibilità di avere multiquery via web e abbiamo deciso di migrare tutto.

Con quali vantaggi e quali problematiche?
Direi che siamo piuttosto soddisfatti, e anche gli utenti apprezzano molto la maggiore facilità d’uso, la migliore organizzazione degli oggetti, la veste grafica più funzionale. Abbiamo avuto meno problemi di quello che pensavamo in merito allo spostamento e all’attivazione dei documenti, che hanno richiesto una settimana di lavoro.
Abbiamo dovuto risolvere qualche problema di interfacciamento e di migrazione delle regole di accesso. In linea di massima sicuramente la versione 6 era più collaudata grazie ad una lunga storia, ma sono sicuro che le patch che vengono continuamente sviluppate e rese disponibili risolveranno le problematiche.
D’altra parte ci sono molte funzionalità interessanti in XI, che ho in programma di utilizzare nel prossimo futuro. Per esempio Discussions: la possibilità di condividere all’interno di un gruppo un documento, che supera la logica della fotocopia o della mail aziendale e permette di lavorare avendo sempre a disposizione l’ultima versione del documento. Glossary è un'altra soluzione interessante, perché rende disponibili agli utilizzatori tutte le informazioni sull’utilizzo dello strumento e sul significato dei vari indici.
Inoltre abbiamo acquisito – per ora per un piccolo numero di licenze – la suite di Enterprise Performance Management: è molto interessante la logica del controllo continuo del raggiungimento dei propri obiettivi.
Abbiamo anche intenzione di introdurre Set Analyzer, collaudato strumento di segmentazione, e di introdurre un sistema di scoring dei fornitori.