CONSIP
CONSIP: La Business intelligence a supporto dell’e-procurement "o degli acquisti in rete"
Costituita nel 1997 dal Ministero del Tesoro (oggi MEF - Ministero dell’Economia e delle Finanze), che ne è l’azionista unico, opera in due aree di attività: consulenza tecnica e progettuale per la gestione e lo sviluppo dei servizi informatici per il MEF; realizzazione del Programma di razionalizzazione della spesa pubblica di beni e servizi, attraverso modalità innovative di acquisto.
La reportistica e l’analisi dei dati sono gestiti con Business Objects: Client/Server per gli utenti esperti, Web Intelligence e InfoView - integrato nel 2005 con Application Foundation - per la distribuzione di report preconfezionati, Set Analyzer per le funzionalità statistiche. Sono in fase di approvazione la migrazione a XI e l’acquisizione di Crystal Report e Live Office.
“Disponiamo di un importante patrimonio informativo condiviso fra tutti gli stakeholder, che ci permette di fruire in modo semplice e tempestivo di informazioni di sintesi e di dettaglio che provengono dalla stessa fonte certificata.” Patrizia Cannuli - responsabile sistemi di data warehouse, business intelligence e CRM della Direzione Acquisti di Consip
Il Programma di razionalizzazione degli acquisti della P.A. – nato con la Legge Finanziaria 2000 - viene gestito da Consip per conto del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) attraverso vari strumenti: le convenzioni, il Mercato Elettronico e le gare telematiche. Il transato complessivo ad oggi ammonta a 6,7 miliardi di €, distribuiti in 500.000 ordini su 127 merceologie.
La piattaforma al servizio dei processi conoscitivi Il sistema informativo per gli acquisti in rete nasce contestualmente al Programma.
Parallelamente alla piattaforma tecnologica per le transazioni, Consip ha definito le architetture a supporto del monitoraggio delle diverse attività di acquisto. “Era forte l’esigenza di separare gli ambienti operazionali da quelli decisionali e informativi – precisa Patrizia Cannuli - per garantire prestazioni e livelli di servizio adeguati alle diverse esigenze.” Una volta realizzati il data warehouse e i data mart tematici, che rappresentano il “cuore informativo” del sistema, la reportistica e l’analisi dei dati è affidata a Business Objects. “Il sistema di data warehouse traccia le informazioni, le storicizza e, tramite il portale di business intelligence, le rende fruibili da tutti, fornendo così supporto alla pianificazione strategica, ai processi decisionali e alle azioni operative.” Gli utenti sono numerosi ed eterogenei, e sono profilati in modo da rendere le informazioni fruibili da ciascuno con il giusto livello di dettaglio. L’Ufficio Razionalizzazione Acquisti del IV Dipartimento del MEF, l’organo politico di governo del Programma, visualizza l’intero patrimonio informativo. Alle altre Amministrazioni, proprietarie delle informazioni che le riguardano, è stato offerto un servizio di reportistica. Le Authority o altri enti di Controllo, come il CNIPA e la Corte dei conti, possono fare richiesta delle informazioni utili alla loro funzione. Infine, all’interno di Consip si contano circa 180 utenti.
La gestione delle informazioni: verso la multicanalità
Il sistema contiene le informazioni anagrafiche delle amministrazioni e delle aziende fornitrici che partecipano alle convenzioni, o alle gare, o che sono abilitate al Mercato Elettronico della PA (MEPA). “Si tratta di una mole notevole di dati – dice Patrizia Cannuli - considerando che abbiamo oltre 50.000 utenti registrati - di cui 32.000 sono punti ordinanti attivi. Degli oltre 1.000 fornitori conosciamo la partecipazione alle attività, la movimentazione e la tipologia di offerta. Inoltre monitoriamo le transazioni effettuate on line e via fax sia sulle convenzioni sia sul MEPA”. Il sistema è arricchito con dati provenienti dalla piattaforma di crm operativo. “Eroghiamo servizi attraverso il contact center per tutti i nostri utenti e per gli ospiti che desiderino informazioni o abbiano necessità di supporto operativo. Il contact center svolge anche attività outbound (recall, analisi della domanda e di customer satisfaction etc.). La piattaforma è fortemente correlata al data warehouse e fornisce dati statistici sui contatti: tipologia delle chiamate, tipologia dei chiamanti…” La linea evolutiva prevede una sempre maggiore multicanalità, permettendo il contatto con il cliente attraverso il numero verde, il fax, la email, il sito web. “L’intenzione è quella di integrare sempre di più il sistema che gestisce informazioni e conoscenza degli utenti con il canale operativo di contatto per migliorare l’assistenza agli utenti stessi e offrire servizi più evoluti”.
La scelta del partner tecnologico
Il sistema di supporto ai processi conoscitivi necessitava di poter gestire una grande mole di dati con estrema flessibilità.A valle di un attento screening di mercato è stato scelto Business Objects in considerazione del market share e delle garanzie che già allora forniva riguardo alla copertura funzionale e alla numerosità dei partner in grado di fornire servizi di supporto.“Nel 2000 – ricorda Patrizia Cannuli - siamo partiti con la distribuzione di informazioni “confezionate” attraverso il portale sviluppato con InfoView e Web Intelligence; i clienti con maggiori competenze informatiche avevano invece la versione Client/Server. Nel 2005 abbiamo fatto un salto di qualità acquisendo Application Foundation, per una migliore organizzazione dei contenuti e navigazione all’interno del patrimonio informativo, e per le migliori capacità grafiche. Abbiamo anche acquisito Set Analyzer per le funzionalità statistiche, che ci permettono di segmentare gli utenti e di associare profili comportamentali, fornendo così supporto al marketing.All’inizio del 2007 è iniziato l’iter di approvazione per la migrazione a XI, e per l’acquisizione di Crystal Report e Live Office, che ci permetteranno un’interazione sempre più ricca con il sistema. La migrazione a XI ha come obiettivo una più articolata gestione della sicurezza, funzionalità più complete dei report web e vantaggi nella gestione del sistema”
Le linee evolutive: innovazione continua
La Legge Finanziaria 2007 dà una particolare spinta all’innovazione nella pubblica amministrazione. Le amministrazioni centrali e periferiche dello Stato, ad esclusione di università e scuole, sono oggi tenute ad utilizzare il canale on line per gli ordini di beni e servizi in convenzione. Inoltre, dal 1° luglio 2007, per le stesse amministrazioni, l’utilizzo del MEPA diventerà obbligatorio per spese di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario. “Ci aspettiamo quindi un aumento significativo delle attività e dei dati da gestire. La presenza di un patrimonio informativo certificato e condiviso ci permette una gestione più consapevole ed efficace del Programma: possiamo affermare di raggiungere i risultati perché li sappiamo misurare”. Al MEF è affidato anche il compito di contribuire all’analisi del fabbisogno della PA per supportare la formazione dei budget e dei capitoli di bilancio. “Oltre a lavorare ad un sistema informativo comune, già oggi siamo in grado – grazie allo “storico” in nostro possesso - di conoscere gli andamenti della spesa pubblica per beni e servizi degli ultimi sette anni su numerose aree merceologiche”
