Business Objects

BPU Sim

BusinessObjects XI Release 2 per aumentare trasparenza e comunicazione

Intervista a Massimo Toncelli, responsabile pianificazione e controllo di BPU SIM

Il progetto in sintesi
L'esigenza	- Governare e monitorare le performance aziendali all’interno di un modello integrato fra banca tradizionale e rete di promozione finanziaria - Necessità di integrazione dell’ERP aziendale con dati provenienti da diversi sistemi informativi e da tutti gli applicativi Office
Soluzione tecnologica	- BusinessObjects Full Client per gli utenti più esperti - BusinessObjects Web Intelligence per la distribuzione della reportistica standard - Migrazione a Business Objects XI Release 2 per migliorare l’efficienza
I vantaggi	- Tutta l’azienda dispone, a livelli diversi, di informazioni accurate, rilevanti, tempestive e facilmente utilizzabili - Si ha evidenza delle performance aziendali sia in ambito commerciale che economico-finanziario - Con XI Release 2: migliore trasparenza e comprensibilità del dato grazie al modulo BI Encyclopedia - Con XI Release 2: sincronizzazione di dati di universi differenti anche con Web Intelligence - Con XI Release 2: il modulo Broadcasting permette un significativo risparmio di tempo sulle attività ripetitive, con conseguente risparmio di costi e maggiore motivazione delle risorse, dedicate ad attività più strategiche

BPU Sim è la società di intermediazione mobiliare del gruppo Banche Popolari Unite, nato nel 2003 dalla fusione di alcune banche storiche del territorio lombardo (Banca Popolare di Bergamo-Credito Varesino e Banca Popolare Commercio e Industria) con altre banche popolari. Realtà diffusa su gran parte del territorio nazionale, BPU costituisce la settima banca italiana per dimensione, la prima tra le banche popolari con 14.500 dipendenti e 420 promotori finanziari.
La business intelligence è un importante strumento di governo di un modello bancario innovativo: ce ne ha parlato Massimo Toncelli, responsabile della funzione Pianificazione e Controllo.

La funzione pianificazione e controllo presidia le attività di business intelligence. A cosa si deve la scelta di una funzione di business per questo compito?
Abbiamo preferito garantire ai clienti interni la possibilità di interfacciarsi con colleghi che usano il loro stesso linguaggio. L’obiettivo è quello di facilitare la comunicazione e l’interpretazione dei bisogni. La funzione Pianificazione e Controllo si fa carico delle esigenze degli utenti, si interfaccia con l’IT in caso di modifiche al sistema e promuove presso le sedi istituzionali eventuali migrazioni del sistema.

Quali esigenze vi hanno portato al progetto di business intelligence?
La nostra realtà si caratterizza per una forte integrazione fra canale bancario e attività di promozione finanziaria: la nostra struttura si differenzia dagli altri network perché la maggioranza dei promotori si appoggia alla filiale. La presenza dei promotori in banca consente un cross selling dei prodotti. I promotori si occupano dei prodotti del risparmio gestito, ma possono aiutare il cliente anche in tutta l’operatività bancaria, dalla carta di credito alla scelta del mutuo o al leasing.

Questa integrazione richiede una grande efficienza da parte del sistema informativo.
Siamo tra le pochissime realtà bancarie tradizionali ad aver introdotto un modello integrato con canali di distribuzione innovativi; la necessità di governare un fenomeno così complesso ha posto le condizioni per l’introduzione di un sistema di business intelligence che garantisca in primo luogo una coerenza fra gli obiettivi strategici della banca e l’operatività quotidiana dei promotori finanziari: dalla verifica del raggiungimento degli obiettivi al monitoraggio delle performance.

Così avete scelto Business Objects…
Conoscevo da tempo i prodotti e li avevo già testati in altre realtà bancarie, con esito decisamente positivo. Abbiamo sviluppato una piattaforma di data warehouse e business intelligence fondata su data base Oracle e Business Objects come sistema di front end.

Come avete sviluppato il sistema di reportistica e chi sono gli utilizzatori?
Oggi tutti dispongono, a seconda delle loro necessità, di informazioni accurate, rilevanti, tempestive e facilmente utilizzabili. Per la direzione generale abbiamo sviluppato cruscotti che permettono di verificare quotidianamente l’andamento complessivo dell’azienda. Business Objects ci permette di dare evidenza non solo delle azioni commerciali, ma anche dei fenomeni economico-finanziari: analisi dei costi, monitoraggio dei budget di spesa degli uffici, e controllo dei conti economici sezionali mensili. Allo stesso modo, il consiglio di amministrazione riceve periodicamente un tableau de bord completamente realizzato con Business Objects. I referenti della direzione generale, commerciale e amministrativa sono stati formati alla costruzione di analisi personalizzate dei dati di loro pertinenza, mentre con Web Intelligence distribuiamo la reportistica a cui accedono gli utenti meno esperti.

E i promotori?
L’ambiente Business Objects è stato integrato anche nel nostro sistema transazionale utilizzato dai promotori per la rendicontazione: al suo interno ciascuno trova i cruscotti che lo riguardano. Per necessità ulteriori il promotore si rivolge alle strutture interne dedicate al supporto della sua operatività e delle sue esigenze informative.

Risultati?
Ottimi: gli utenti sono incentivati a fare analisi, ricavando informazioni in autonomia. La possibilità di tracciare il dato permette di ricostruire i possibili – seppur rari – malintesi. Di fatto tutti abbiamo le stesse informazioni.

Oggi è in atto una migrazione alla Release 2 di BusinessObjects XI. Quali motivazioni vi hanno spinto a questa scelta?
Abbiamo promosso questa migrazione perché il nuovo sistema presta molta attenzione alla comunicazione fra utenti. In particolare il modulo BI Encyclopedia facilita la comprensione e la trasparenza verso tutti gli utenti rispetto al dato: per ogni report si tiene traccia del tipo di informazioni contenute, di chi l’ha costruito, di quali sono i criteri di estrazione dati, e in più gli utenti possono inserire nuovi commenti che verranno visualizzati ad ogni accesso successivo.
Inoltre è enfatizzata la possibilità di sincronizzare dati provenienti da universi differenti, e poiché la nostra struttura valorizza l’integrazione interfunzionale questa opportunità è particolarmente importante: capita, per esempio, che il marketing abbia bisogno di monitorare i costi legati alla realizzazione di eventi, dati relativi quindi al controllo di gestione. Finora questa possibilità era riservata agli utenti esperti, che avevano a disposizione la versione Full Client; dopo la migrazione, anche chi accederà con Web Intelligence, avrà la possibilità di incrociare informazioni.
Infine, questa nuova release offrirà una maggiore integrazione con lo standard Office, e questo consentirà un significativo risparmio di tempo, per la costruzione, ad esempio, di presentazioni istituzionali.

Avete fatto un calcolo dei ritorni attesi sull’investimento fatto?
Abbiamo quantificato con una certa precisione il risparmio di tempo. Per esempio, l’automazione delle attività di aggiornamento, archiviazione e distribuzione di report (grazie al modulo Broadcasting, che è integrato in XI Release 2) ci permette un risparmio del 40% sul tempo del controlling operativo sulle risorse dedicate e del 10% sulle risorse di altre funzioni. Un dato non solo quantitativo: vengono eliminate molte attività ripetitive, con una maggiore professionalizzazione delle risorse e conseguentemente un minor rischio motivazionale. I vantaggi non sono tanto legati a un ritorno economico di primo livello, quanto all’utilità e alla risoluzione di problemi operativi.