Business Objects

ETR

ETR: nuova efficienza con Business Objects.

Intervista a Ilario Bolis, Direttore Strategie Operative

Il progetto in sintesi
“Rendere automatici i processi operazionali relativi ai dati, potenziare le risorse per attività strategiche e massimizzare l’efficienza”
L'esigenza	- Utilizzare in modo efficace ed efficiente l’enorme mole di dati contenuti all’interno del data warehouse - Automatizzare il più possibile il processo di estrazione dei dati per poter destinare maggiori risorse ad attività di tipo strategico-decisionale - Automatizzare parte dei progetti operativi per incrementare la produttività
Soluzione tecnologica	- Business Objects Client/Server - Web Intelligence come portale informativo
I vantaggi	- Notevole incremento della produttività e dell’efficienza - Taglio dei costi di gestione - Autonomia degli utenti nella creazione dei report - Personalizzazione della reportistica

Tra le società a cui lo Stato italiano ha affidato le attività esattoriali, Banca Intesa costituisce il primo operatore in termini dimensionali: attraverso la holding E.TR. gestisce circa il 25% del territorio nazionale, circa sei milioni di contribuenti e oltre quattro milioni di cartelle esattoriali annue. Le attività operative, dall’emissione della cartella esattoriale fino al recupero forzoso del credito, sono affidate alle due società del gruppo (ETR ed Esatri) che operano in tredici province. L’assetto societario è destinato a cambiare: il decreto legge 203/2005 inserito nella finanziaria 2006 prevede infatti la costituzione di Riscossione S.p.A., società controllata da Agenzia delle entrate al 51% e da Inps al 49%, che avrà il compito di rilevare entro il 30 settembre 2006 almeno il 51% di tutte le società esattoriali italiane. Oltre ad essere il primo operatore in termini dimensionali, E.TR. intende essere un modello operativo di riferimento del settore, grazie ad una modernizzazione dei processi che ha portato a significativi risultati in termini di efficienza. Ne abbiamo parlato con Ilario Bolis, Direttore Strategie Operative.

Cinque anni fa avete iniziato un importante processo di ristrutturazione dei sistemi informativi. Quali erano le esigenze della vostra azienda?
Sicuramente rendere più omogenea la situazione delle diverse province, sia dal punto di vista dell’efficienza — il nostro settore “soffre” di processi burocratici/operativi complessi — che del livello di informatizzazione.
Era inoltre necessario modificare la modalità operativa con cui venivano svolte le attività di recupero crediti: il “porta a porta” dell’ufficiale di riscossione era un modus operandi inefficace, considerando il numero di contribuenti da gestire e le dimensioni dei dati di dettaglio.
Per migliorare le performance erano necessari strumenti tecnologici avanzati - e certificati - che ci consentissero di liberare risorse impegnate nella gestione del dato per dedicarle ad attività strategico-decisionale.

Focalizziamo il discorso sull’aspetto tecnologico…
Il primo passo è stato l’omogeneizzazione dei quattro sistemi informativi, oggi convogliati in un unico sistema; a seguito di questa unificazione ci siamo resi conto che il sistema transazionale non era più sufficiente a supportare decisioni di carattere strategico-operativo

È da qui, allora, che siete partiti con il progetto di business intelligence...
Si, nel 2003. Abbiamo iniziato con l’identificazione delle variabili da tenere sotto controllo, prima fra tutte il contenzioso, e con lo sviluppo degli estrattori. Passo ulteriore è stato quello di sviluppare l’architettura di data warehouse. Si è trattato di un passaggio fondamentale, considerando la mole enorme di dati di cui eravamo in possesso: 83 milioni di record, i consulenti sostenevano che il nostro data warehouse fosse tra i più grandi d’Italia

Successivamente sono arrivati i primi report…
Inizialmente con Excel, ma una volta certificati gli estrattori, e forti di una ormai solida conoscenza del data warehouse, abbiamo potuto finalmente sperimentare Business Objects come nuovo tipo di front end.

Per implementare il progetto vi siete rivolti ai consulenti Syn. Qual è stato il loro ruolo?
Insieme ai consulenti SYN abbiamo disegnato i passi da fare, dalla definizione dei nostri fabbisogni alla scelta delle piattaforme, sino all’implementazione del progetto: bisogna tenere presente che il nostro livello di conoscenza di applicazioni di business intelligence era limitato. Per noi è stato fondamentale avere a fianco un partner competente che ci potesse accompagnare in questo percorso, avevamo bisogno di cultura, competenza, affidabilità e di capacità di comprendere i nostri fabbisogni di business. Naturalmente sempre tenendo sotto controllo obiettivi e costi. Siamo soddisfatti, perché tutto questo è stato raggiunto.

Avete creato gruppi di lavoro per gestire un progetto così articolato?
Sì, e si è trattato di una scelta strategica: volevamo renderci autonomi, e ora lo siamo totalmente; con i consulenti ci limitiamo a tenere alcuni incontri annuali per confermare le decisioni prese.
Nello specifico, le attività di formazione e predisposizione della documentazione e della manualistica hanno fornito agli utenti finali gli strumenti gestionali necessari per ottenere una visione completa delle attività da svolgere e di quelle svolte.

Chi sono gli utenti finali?
In primis la direzione generale e i responsabili di direzione, e poi i responsabili locali che gestiscono le attività nelle singole province: tutti utilizzano IRTweb, lo strumento certificato e normato in azienda, accessibile con profilazioni diverse. WebIntelligence è ormai a tutti gli effetti il nostro portale informativo, e contiene tutte le statistiche aziendali. Attualmente contiene un centinaio di report suddivisi per categorie (attività da svolgere, attività svolte e incassi sulle attività svolte) e per singoli tipi di attività (fermi auto, ipoteche etc.).

Quali sono i vantaggi della nuova tecnologia implementata?
Facciamo parlare i numeri. In passato un ufficiale giudiziario poteva gestire, tramite le modalità operative tradizionali (tipicamente il “porta a porta”), fino a cinque/dieci contatti al giorno, al massimo quindi 1000/2000 provvedimenti annuali; a titolo esemplificativo, nello stesso periodo, abbiamo totalizzato più di un milione di fermi amministrativi.
La produzione di questi ultimi anni è quindi imparagonabile con quella del passato, e sarebbe stata impensabile senza i nuovi strumenti di business intelligence, che ci consentono enormi risparmi di gestione a fronte di informazioni certificate e immediate.

Come sono i feedback da parte degli utilizzatori?
Il loro grado di soddisfazione è notevole: possono fare query e creare report relativi ad un fenomeno specifico, operando in totale autonomia, ed ottenendo automaticamente e in tempo reale una visione attendibile ed immediata dell’azienda.
Molto apprezzata anche la possibilità di creare autonomamente report personalizzati, che è una delle opzioni offerte da Business Objects.