Comune di Reggio Emilia: integrazione dei dati per servizi più efficienti
“La condivisione delle informazioni ci permette una maggiore efficienza interna e una migliore capacità di rispondere alle esigenze del cittadino, aiutandolo in modo complessivo nelle diverse situazioni di vita”Eros Guareschi, Direttore Servizio Gestione e Sviluppo delle Tecnologie e dei Sistemi Informativi del Comune di Reggio Emilia.
SFIDA
Più efficienza al servizio del cittadino.
L’amministrazione comunale di Reggio Emilia ha realizzato nel tempo la completa
informatizzazione delle attività dei vari servizi dell’ente. L’assessment effettuato nel 2005 ha
rivelato importanti esigenze di analisi non ancora coperte dalle varie procedure gestionali. In
modo particolare i servizi sociali hanno evidenziato difficoltà nell’utilizzo efficace delle
informazioni, in quanto i dati risiedevano in banche dati separate.
Le esigenze che hanno portato
l’amministrazione comunale ad intraprendere un progetto di Business
Intelligence riguardavano aspetti interni ed esterni. Oltre all’obiettivo
dell’aumento dell’efficienza dei processi interni, attraverso una più agevole
condivisione delle informazioni, c’era quello del miglioramento del livello dei
servizi al cittadino.
“Come amministrazione pubblica siamo sempre più sensibili al fatto che il cittadino non è
tenuto a sapere come sono organizzati i nostri processi: ciascuno deve trovare risposta
complessiva alle proprie esigenze di vita del momento, senza dovere rivolgersi ad uffici diversi
per risolvere ogni singolo problema.” spiega Eros Guareschi, Direttore Servizio Gestione e
Sviluppo delle Tecnologie e dei Sistemi Informativi.
SOLUZIONE
La condivisione delle informazioni grazie a Business Objects
Il primo passo è stata la creazione del data warehouse, che raccoglie i dati dai vari sistemi
gestionali. “In questo modo i dati di competenza di ogni singolo ufficio non restano un
patrimonio esclusivo. Tutti gli altri uffici accedono in sicurezza e totale autonomia a tutti i dati
necessari, e al tempo stesso, poiché i dati vengono “pescati” dal data warehouse, questa
condivisione non impatta in alcun modo sulle prestazioni dei singoli gestionali.” Le prime aree
interessate al progetto sono state quella dei servizi sociali (anziani, disabili, minori etc..), l’area
tributi (con l’integrazione di banche dati esterne – catasto – e interne – anagrafe e
toponomastica) e controllo di gestione.
La ridefinizione dei sistemi di codifica è stata l’occasione per rendere più agevole la lettura dei
dati, fino ad allora legata ai “tecnicismi” dei singoli uffici: “la nomenclatura è stata modificata in
modo che i dati divenissero più immediatamente comprensibili anche ai non specialisti, e
quindi il reperimento delle informazioni fosse più facile e immediato.”
La seconda fase del progetto ha visto l’implementazione, attraverso i prodotti della Suite
BusinessObjects, di un sistema di analisi dei fenomeni e di reportistica. Oltre ai report
istituzionali preimpostati che vengono rilasciati periodicamente, oggi ciascun utente può
agevolmente fare interrogazioni personalizzate. “Tramite il semplice trascinamento di oggetti –
che rappresentano le prospettive e i fenomeni di analisi – è possibile interrogare la base dati,
incrociare le informazioni, fare grafici e tabelle in modo semplice e intuitivo”
spiega Federico Ravaldi, Founder Partner di Iconsulting – società specializzata in Business Intelligence
per le Pubbliche Amministrazioni e partner VAR di Business Objects – che ha seguito il Comune di Reggio Emilia
in tutte le fasi del progetto. “Abbiamo scelto Business Objects non solo perché è leader di mercato e quindi dà
garanzie anche in prospettiva futura, ma anche per l’estrema facilità d’uso
delle proprie soluzioni, che sono orientate verso utenti non “tecnici” e quindi non richiedono
conoscenze di informatica per poter essere utilizzate efficacemente.
Il progetto continua, grazie
al riscontro positivo degli utilizzatori, con l’ampliamento del data warehouse e l’aggregazione di sempre nuove
aree dell’amministrazione comunale come ad esempio la Polizia Municipale e l’ufficio ICI. L’obiettivo finale è
quello dell’integrazione completa di tutti i servizi.
VANTAGGI
Governo dei fenomeni per decisioni più efficaci
“Oggi possiamo dire di poter disporre di dati integrati, e di avere una capacità di analisi e di
governo dei processi e dei fenomeni importante, impensabile con un sistema tradizionale”.
Ogni ufficio è in grado di reperire autonomamente i dati che gli servono, e al tempo stesso –
potendo associare alle informazioni di sua competenza quelle provenienti da altri uffici – è in
grado di trovare soluzione rapida ed esaustiva alle esigenze del cittadino.
“Un esempio tipico riguarda i servizi sociali. Spesso i membri di una stessa famiglia
presentano problematiche trattate da diversi operatori specializzati nei singoli disagi. Oggi
ciascun operatore visualizza le informazioni aggiornate sulla situazione complessiva della
famiglia; in questo modo è in grado non solo di risolvere lo specifico problema, ma anche di
intervenire meglio sulla situazione complessiva.”
