Business Objects

Illy

I vantaggi della standardizzazione

Intervista a Riccardo Clocchiatti, direttore acquisti industriali e Luca Tiepolo, direttore dei sistemi informativi di Illy

Il progetto in sintesi
L'esigenza	- Utilizzare al meglio il nuovo patrimonio informativo derivante dall’introduzione del nuovo Erp per la gestione delle operations - Creare un unico sistema di reporting aziendale
La soluzione tecnologica	- BusinessObjects come unico standard per la BI aziendale - Consulenza di Accenture per la realizzazione del progetto
I vantaggi	- Disponibilità di dati univoci e certificati - Riduzione dei costi di gestione del sistema grazie alla scelta di un unico standard per la BI - Risparmio sui costi di stampa e spedizione di report cartacei in tutta Italia - Progressivo sviluppo di un sistema di Business Performance Management, iniziando dai cruscotti per l’alta direzione con la valutazione in tempo reale dei KPI

Cinque milioni di tazzine di caffè al giorno: un dato curioso ma significativo della diffusione del caffè Illy, storica società triestina presente oggi in oltre cento Paesi nel mondo.
Una dimensione che la business intelligence aiuta a gestire, come ci hanno illustrato Riccardo Clocchiatti, attualmente direttore acquisti industriali (ai tempi del progetto era direttore pianificazione e controllo) e Luca Tiepolo, CIO della società.

Quali esigenze vi hanno portati all’utilizzo di Business Objects?
Clocchiatti: Erano fondamentalmente due. La prima era connessa con l’implementazione del nuovo sistema erp (JD Edwards) per la gestione delle operations. Questo ci avrebbe permesso di disporre di informazioni ad altissimo livello di dettaglio e in quantità molto superiore al passato, ma si poneva la questione di utilizzare al meglio il nuovo patrimonio informativo costruendo un sistema di reportistica adeguato.
Inoltre volevamo, con l’occasione, razionalizzare tutta la reportistica istituzionale, creando un unico sistema di reporting aziendale.

Come era strutturata la vostra reportistica?
Tiepolo: Parte dei report commerciali di carattere operativo derivavano direttamente, mediante una procedura personalizzata, dal nostro AS 400. E poi avevamo anche un sistema multidimensionale Oracle. Il risultato di questa doppia gestione delle informazioni era che i dati non potevano essere certificati né tanto meno univoci: a volte nelle riunioni si rischiava di discutere, anziché sul merito del dato, su quale fosse il dato corretto…

Il vostro progetto è partito quindi già con una vision ampia …
Clocchiatti: … che abbiamo però implementato con logica incrementale, graduale: i vari data mart si sono aggiunti nel tempo.

Qual è la situazione attuale?
Tiepolo: Al momento gestiamo con Business Objects tutto il ciclo attivo, anche se lo strumento è ancora utilizzato solo per una parte delle sue funzionalità. Alla fine del 2006 sarà completato anche il progetto sul ciclo passivo, produzione compresa, e potremo così misurare in modo ottimale l’efficienza della fabbrica e degli acquisti.

Siete soddisfatti della scelta di standardizzazione?
Clocchiatti: Devo dire che il nostro CIO ha avuto il merito di farci uscire dalla logica del “best of breed” (la scelta della soluzione migliore sul mercato per ogni singolo elemento componente il progetto) verso la scelta di un unico standard: oggi abbiamo un unico Erp e unico sistema di reportistica che permette un numero infinito di tipologie di analisi.

Quali vantaggi ha la standardizzazione rispetto al “best of breed”?
Tiepolo: Ci sono ormai numerosi casi aziendali che dimostrano, dati alla mano, i pessimi risultati del best of breed; ma è anche facile capire perché. Intanto comporta costi operativi superiori, dovuti al moltiplicarsi del numero di prodotti e di licenze. Poi c’è da considerare l’aspetto dell’integrazione dei diversi prodotti, che è un lavoro di grandissima complessità; senza contare la necessità della certificazione dei dati su ciascun sistema, e i possibili problemi di alimentazione sincrona del sistema stesso. Tutto questo porta ad una inefficienza nella disponibilità delle informazioni, e di nuovo al rischio che si mettano in discussione i dati.
Senza contare le logiche di aggiornamento o di scelta di nuove release, che comportano nuove difficili integrazioni.

Perché Business Objects?
Clocchiatti: Io avevo già lavorato con Crystal, Tiepolo con Business Objects, ed eravamo entrambi soddisfatti. Inoltre, essendo Business Objects uno standard di mercato è anche facile trovare risorse in grado di fornire un supporto nell’implementazione: nel nostro caso ci siamo avvalsi di Accenture.

Il progetto di business intelligence vi ha fatto vivere un cambiamento importante. Come lo avete gestito?
Clocchiatti: Abbiamo deciso di non forzare le tappe. Abbiamo scartato l’idea di un approccio “dall’alto verso il basso” - che pure avremmo potuto attuare con l’imposizione dell’utilizzo del sistema da parte dei direttori di area – preferendo invece l’approccio “dal basso”: ad ogni nuova necessità di report mostriamo come sia possibile, attraverso l’utilizzo di Business Objects, avere accesso ad un numero maggiore di informazioni in un tempo molto inferiore.
Abbiamo anche scelto di far crescere l’utenza in modo graduale: attualmente abbiamo una ventina di utenti, e siamo noi a fornire loro i report. Il tentativo di abilitare alcuni utenti a funzionalità self service ha incontrato una certa resistenza: insistere troppo sulla dinamicità con utenti che non sono abituati ad utilizzare il sistema può essere controproducente. Abbiamo capito che i sistemi informativi devono frenare un po’ la spinta tecnologica preoccupandosi di dare tranquillità, di creare l’abitudine al ricevimento periodico di determinati report…

Cambiare cultura è più difficile che cambiare tecnologia.
Clocchiatti: Però anche così abbiamo l’enorme vantaggio, rispetto al passato, di non spedire più i report in formato cartaceo in tutta Italia.

Avete effettuato un calcolo del ritorno sull’investimento fatto?
Tiepolo: Calcolare il RoI su un progetto di questo tipo è difficile, e tutto sommato inutile: era un cambiamento che dovevamo fare. Avevamo un “abito” che non era più adeguato al nostro business: senza la business intelligence oggi è molto difficile porsi sul mercato. Oggi disponiamo di informazioni “pulite”, certificate, uguali per tutti perché create mediante procedure ben definite.

Quali altri programmi per il futuro?
Tiepolo: Un buon cruscotto per la rappresentazione grafica dei KPI aziendali. Va detto che la grafica accattivante è stata un veicolo importante per l’utilizzo del sistema da parte della direzione, che in questo modo oggi ha accesso e utilizza dati importanti. A regime tutti i direttori avranno una loro pagina nella intranet aziendale con un cruscotto che rivelerà loro quotidianamente il loro allineamento con gli obiettivi aziendali nelle loro area di competenza. Un primo passo verso il Business Performance Management.